ホームページ、Instagram、ChatGPT。必要そうなものを一つずつ始めても、商品情報や説明が毎回少しずつ変わることがあります。
その原因はツールの使い方ではなく、確認の基準になる情報が一か所にまとまっていないことかもしれません。この記事でいう「原本」とは、事業の基本情報を一か所へまとめた、確認の基準になる資料です。立派な冊子である必要はなく、最初はGoogleドキュメントやノート一つでも構いません。
この記事で分かること
- 原本が必要になる理由
- 最初にまとめる6つの情報
- 今日から始める方法
原本がないと、なぜ説明がずれるのか
小さな事業の情報は、会話、スマートフォン、紙の資料、Webサイトなどへ自然に分かれていきます。制作のたびに記憶を頼りに説明すると、商品名、価格、表現、写真の扱いが少しずつ変わります。
これはAIだけの問題ではありません。ホームページやチラシを人へ依頼するときにも、確認する資料がなければ同じことが起きます。
AIは、渡された情報をもとに文章の下書きを作ります。元になる情報が曖昧なままでは、出力を確認するたびに前提から見直すことになります。
原本とは「確認の基準になる一つの資料」
原本には、媒体をまたいで使う事実と判断基準をまとめます。ホームページやSNSの完成原稿を、すべて入れる場所ではありません。
最初から完璧なブランドブックを作る必要もありません。一つのファイルから始め、分からない情報には「未確認」と付けます。使っていて変更が生まれたら、更新日と確認状態を短く残します。
最初にまとめる6つの情報
原本があると、何に使えるのか
- ホームページ
事業や商品の基本説明を揃える
- InstagramなどのSNS
投稿ごとの表現や写真選びを揃える
- EC・商品ページ
商品名、価格、内容、注意事項を確認する
- チラシ・営業資料
媒体が変わっても同じ事実を参照する
- AIへの指示
必要な背景情報だけを渡しやすくする
- 外部の制作担当者
事業の前提と確認事項を共有する
原本があるからといって、すべての媒体が自動で更新されるわけではありません。それでも、確認する場所を一つ決めると、変更箇所を判断しやすくなります。
山田もち店では、どのように整理したか
山田もち店では、ブランドマスターを作り、ブランドコピー、事業の考え方、商品情報、表現の基準をまとめました。写真についても、用途と確認状態が分かる管理表を用意しています。
これらは、ホームページやFOOD SHIFT応募資料などの制作時に参照しました。Instagramの運用設計や、AI・Codexへ渡す指示書を作るときにも同じ基準を使っています。
原本は完成品として固定せず、実際の制作で生まれた判断を必要に応じて戻しています。共通の基準を作成し、制作時に使用するところまでは確認しています。
今日から始める方法
すべての資料を先に整理する必要はありません。まず一つのドキュメントを作り、現在分かっていることから始めます。
- 01新しいドキュメントを作る
Googleドキュメントやノートを一つ用意します。
- 02事業名と一文説明を書く
まず、何をしている事業なのかを書きます。
- 03商品やサービスを書く
現在提供しているものを、分かる範囲で整理します。
- 04不明な部分に「未確認」と付ける
無理に埋めず、後で確認する項目を残します。
- 05次の制作で参照する
ホームページや投稿を作るとき、この資料へ戻ります。
変更が生まれたら、制作物だけでなく原本も更新します。すべてを整理してから進む必要はありません。
今はやらなくてよいこと
- 完璧なブランドブックを作る
- すべての過去資料を整理する
- 高価な管理ツールを導入する
- 最初から自動化する
- すべてのSNSを始める
必要な範囲から作り、次の制作で使えれば十分です。
まとめ
ツールを増やす前に、確認の基準を一つ作ります。最初は簡単な資料で構いません。使いながら直し、次の制作へつなげます。
今日の一歩は、新しいドキュメントを一つ作り、事業名と一文説明を書くことです。
現在地から、次の一歩へ
このSTEPで学べること
- AIとChatGPTの基本操作
- できること・できないことと安全な使い方
- 回答の確認方法
- 業務の書き出しと最低限のDrive整理
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